El 1 de julio de 2022 entrará en aplicación el R. (UE) 2020/1784 relativo a la notificación y traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil (versión refundida). Hasta entonces es aplicable el R. (CE) n.° 1393/2007 que derogó a su vez el R (CE) número 1348/2000 sobre igual materia. El objetivo del Reglamento, ahora en su tercera versión, es simplificar y acelerar la transmisión –notificación y traslado– entre los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales. Conforme al art. 1 del R. 2020/1784, se aplica a la notificación y el traslado transfronterizos de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil. No se aplicará, salvo asistencia del Estado miembro receptor, cuando la dirección del destinatario sea desconocida. (En base a la sentencia Alder, C-325/11, apartado 24). Tampoco se aplica a los asuntos fiscales, aduaneros o administrativos ni acta iure imperii. La notificación o traslado de documentos ha de ser transfronteriza, es decir, la residencia o domicilio del notificado en otro estado miembro.
El R. presenta una gran importancia práctica. Tanto el R., actual como el reformado, son de aplicación imperativa tanto para el órgano judicial como para las partes interesadas. No será posible aplicar los procedimientos nacionales. La sentencia TJUE de 2 de marzo de 2017, Andrew Marcus Henderso v. Novo Banco SA, estableció, además la obligatoriedad del Formulario que figura en el anexo II y que se realice en una lengua comprensible para el demandado al tiempo que permite flexibilidad con tal de que haya cumplido las necesarias garantías, aspectos ahora contemplados por la versión reformada. Recordemos, adicionalmente, la doctrina de nuestro Tribunal Constitucional sobre la vulneración del Derecho a la tutela judicial efectiva (STC 268/2000 y 214/2005).
La notificación internacional, que no es sencilla, se basa en dos procedimientos: la comunicación entre autoridades centrales, diplomáticas o puntos de conexión y el envío por correo internacional. Su revisión, impone ahora la comunicación electrónica así como el denominado sistema informático descentralizado: una red de sistemas informáticos nacionales y puntos de acceso interoperables, bajo la responsabilidad y la gestión individuales de cada Estado miembro. Asimismo, se establece que cada Estado miembro designará a los funcionarios públicos, autoridades u otras personas competentes para transmitir los documentos judiciales o extrajudiciales que deban ser notificados o trasladados en otro Estado miembro (organismos transmisores). Para España actualmente, solo los Tribunales -Letrados AJ- (Vid STJE Roda Golf & Beach Resort, C-14/08).
La transmisión entre organismos transmisores y organismos receptores, entre dichos organismos y los órganos centrales, o entre los órganos centrales de los distintos Estados miembros, se realizará, a través de un sistema informático descentralizado seguro y fiable. Se basará en una solución interoperable, como e-CODEX, actualmente en revisión.
Los documentos que objeto de notificación o traslado, pueden ser -en traducción española- solicitudes, certificaciones, resguardos, fes públicas y comunicaciones efectuadas con arreglo a los formularios del anexo I.
Especialmente se prevé el documento electrónico. Cuando los documentos que se deban trasladar o notificar requieran o incorporen un sello o una firma manuscrita, estos se podrán remplazar por un sello electrónico cualificado o una firma electrónica cualificada respectivamente, tal como se definen en el Reglamento (UE) n.º 910/2014. Al igual que establece éste último instrumento, hace equivaler el formato electrónico al formato en papel. Ante el avance tecnológico, el Reglamento es neutro. Prevé que La Comisión sea la encargada de la creación, el mantenimiento y el desarrollo futuro de un programa informático de aplicación de referencia que los Estados miembros, sustituyendo los nacionales.
Pero, además, el R, contempla caben sistemas o vías alternativos de notificación y traslado de documentos siempre que sean las mas adecuadas; la mas rápida posible y se realice mediante medios electrónicos seguros o servicio postal.
El capítulo III se dedica a los documentos extrajudiciales. Su definición había sido ya interpretada por la Sentencia TJUE de 11 de noviembre de 2015, (Tecom Rivera SL y José Luis Domínguez). Ésta pone de manifiesto que el documento no necesariamente ha de ser judicial, notarial o administrativo, incluyendo el concepto documento extrajudicial los privados en general. La DGRN con anterioridad a las Leyes 15/2015, de Jurisdicción Voluntaria y 29/2015, a la que ahora debe adaptarse, limitó además la aplicación del Reglamento Notarial en el contexto internacional (RDGRN 27 febrero 2012).
Fuera del ámbito territorial de la Unión Europea es de aplicación el Convenio de La Haya de 15 de noviembre de 1965, relativo a notificación y traslado de documentos.
Forman parte del mismo sesenta y nueve Estados, entre ellos, a día de hoy, todos los europeos. Los Estados Lugano (Suiza, Dinamarca e Islandia junto a la Unión europea- pronto también Reino Unido-) debaten sobre la ampliación a este tema del Convenio revisado de 2007. El Convenio de 1965, que permite la notificación de documentos extrajudiciales, exige la designación de una Autoridad central Vid https://www.hcch.net/es/instruments/conventions/full-text/?cid=17.
Subsidiariamente, la Ley 29/2015, de Cooperación jurídica internacional en materia civil, prevé el traslado y notificación, en defecto de norma internacional o acuerdo bilateral, -cómo el Convenio con Reino Unido de 1929- o norma específica estatal.
Por último, el valor de la notificación debe ser aceptado por el país de recepción. Sin perjuicio de que en España su envío regular fuera considerado suficiente a los efectos especialmente previstos en nuestro ordenamiento, por ejemplo, los procedimientos notariales introducidos por la Ley 15/2015 o el art. 111 del R. de Registro Mercantil.
En suma, se trata de un instrumento esencial para el buen funcionamiento en Europa de las relaciones civiles y comerciales.