El Reglamento (UE) 2016/1191 por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) no 1024/2012 (IMI) es aplicable en todo el territorio de la Unión Europea excepto Dinamarca desde el 16 de febrero de 2019. Tanto Reino Unido como Irlanda notificaron su participación y ambos han efectuado las notificaciones previstas en su capítulo VI. En todo caso, el Reglamento salva la relación de los Estados miembros con terceros países en el marco del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961. Es éste un instrumento de gran trascendencia práctica que quizás no ha tenido una adecuada visibilidad. El Reglamento exime, pero no prohíbe, la extensión de apostilla sobre los documentos incluidos en su ámbito de aplicación. Asimismo, en los supuestos comunicados por cada Estado miembro, excluye de traducción oficial mediante la utilización de los impresos multilingües anexos al mismo. Estos pueden ser solicitados de la autoridad certificante que está obligada a suscribirlos. Tras una negociación intensa, el Reglamento se extiende a los documentos expedidos por una autoridad de un Estado miembro cuyo objetivo prioritario sea establecer uno de los siguientes hechos: el nacimiento; que una persona está viva; la defunción; el nombre, el matrimonio, incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil; el divorcio, la separación judicial y el matrimonio; la unión de hecho registrada, incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada; la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada; la filiación; la adopción; el domicilio o la residencia; la nacionalidad y la ausencia de antecedentes penales, siempre que los documentos públicos al respecto sean expedidos a un ciudadano de la Unión Europea por las Autoridades del Estado miembro del que tiene la nacionalidad. El Reglamento, por tanto, abarca tres tipos de documentos. Los referentes al estado civil, los relativos a las uniones de hecho registradas y los administrativos –añadidos en trílogos por el Parlamento Europeo- en relación a residencia o domicilio (que no prejuzga) en ciertas citas electorales y la ausencia de antecedentes penales. Las certificaciones relativas a representación de sociedades y títulos de propiedad fueron finalmente excluidas del ámbito de aplicación del Reglamento, pero no olvidadas. A más tardar el 16 de febrero de 2021 se valorará la amplitud de supuestos y a no más tardar el 16 de febrero de 2024 se valorará la extensión del ámbito de aplicación a los documentos públicos relativos a la personalidad jurídica y representación de una sociedad u otra empresa. Este tema presenta intersección con la inminente directiva sobre digitalización de sociedades que prevé la interconexión de Registros mercantiles y la publicidad sobre existencia de sociedades de capital y sus administradores, con valor en principio, meramente informativo. En el futuro se añadirán títulos, certificados u otros diplomas que acrediten cualificaciones formales, y los documentos públicos que acrediten una discapacidad reconocida oficialmente, este último tema aportado nuevamente por el Parlamento europeo, paladín de la inclusión de la acción de la Unión europea en todo aspecto que facilite la movilidad internacional a las personas con discapacidad, como es el caso de la acción en el Convenio de la Haya de 2000, aun sin reflejo en las iniciativas activas de las instituciones europeas. Del conjunto, resalta la notable dificultad de certificar en España por una autoridad pública los extremos indicados de las parejas de hecho registradas. Además de la situación caótica de las parejas no casadas en nuestro país, éste es un concepto no acuñado por el legislador estatal, aunque España haya firmado el Convenio (CIEC) de Munich de 1977 relativo al reconocimiento de parejas de hecho, no en vigor. La relación de este Reglamento, instrumental, con el R. (UE) 2016/1104, sobre parejas no casadas registradas, y especialmente con su artículo 28 que establece efectos civiles frente a tercero en relación con la ley aplicable, debería conducir, indudablemente, a la inscripción en el Registro Civil de estas parejas, uniformizando su eficacia en España. Por otra parte, el procedimiento que instaura el Reglamento se basa en la comprobación del documento público presentado. Así, cuando la autoridad de un Estado miembro en el que se presente un documento público o su copia certificada alberga dudas razonables sobre la autenticidad de dicho documento público o de su copia certificada, podrá conforme al artículo 14 comprobar los modelos disponibles de los documentos en el repositorio IMI (servicio de información del mercado interior) y si persiste esta duda, formular una solicitud de información a través del mismo IMI, bien a la autoridad emisora o a la Autoridad central. Los modelos estandarizados y la información relevante puede comprobarse en http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index_es.htm y https://e-justice.europa.eu/content_public_documents-561-es.do
España ha notificado que la Autoridad Central responsable de verificar los documentos expedidos por autoridad española, exceptuados por tanto de apostilla, y ya sean judiciales, administrativos, consulares o notariales, es la Dirección General de los Registros y del Notariado, que ha establecido el protocolo preciso para responder a las consultas de las autoridades de otros Estados miembros, efectuadas a través del sistema de información del mercado interior.